<aside>
</aside>
<aside>
การกระทบยอดการชําระเงิน คือ ขั้นตอนทางการเงินที่จับคู่และเปรียบเทียบบันทึกรายการธุรกรรมเพื่อให้แน่ใจว่ารายการชําระเงินที่เป็นการจ่ายหรือรับนั้นถูกต้องและสอดคล้องกับข้อมูลที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีหรืองบการเงินของธุรกิจ กระบวนการนี้เป็นสิ่งจําเป็นในการยืนยันความถูกต้องของธุรกรรมทางการเงิน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ตรงกัน และรักษาความถูกต้องสมบูรณ์ของบันทึกทางการเงิน
</aside>
<aside>
</aside>
<aside>
การกระทบยอดการชําระเงินมีขั้นตอนหลายขั้นตอนซึ่งช่วยให้มั่นใจว่ารายการชําระเงินที่บันทึกในงบการเงินสอดคล้องกับการชําระเงินที่เป็นการจ่ายหรือรับ กระบวนการที่แน่นอนนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้วจะประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
รวบรวมข้อมูล
รวบรวมเอกสารและบันทึกทางการเงินที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น รายการเดินบัญชีธนาคาร ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และบันทึกรายการข้อมูลในระบบบัญชี ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะใช้ในการยืนยันความถูกต้องของการชําระเงิน
จับคู่ธุรกรรม
เปรียบเทียบบันทึกจากรายการเดินบัญชีธนาคารกับรายการในระบบบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ จํานวนเงิน และคําอธิบายธุรกรรมตรงกัน
ระบุหาข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
ในขั้นตอนการจับคู่นี้ คุณอาจพบรายการธุรกรรมที่ไม่ตรงกัน ข้อมูลที่ไม่ตรงกันอาจมาจากข้อแตกต่างเรื่องเวลา ข้อผิดพลาด หรือการฉ้อโกง จัดทํารายการข้อมูลที่ไม่ตรงกันเพื่อการตรวจสอบเพิ่มเติม
แก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
ตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ตรงกันเพื่อหาสาเหตุ ซึ่งอาจทำได้โดยติดต่อธนาคารผู้ออกบัตร ตรวจสอบเอกสารธุรกรรมต้นฉบับ หรือตรวจสอบรายการบัญชี เมื่อคุณพบเหตุผลที่รายการข้อมูลที่ไม่ตรงกัน โปรดทําการแก้ไขหรือปรับยอดตามที่จําเป็นในรายการบัญชี
การปรับปรุงรายการ
บางครั้งคุณอาจพบว่ามีการบันทึกธุรกรรมบางรายการอย่างไม่ถูกต้องในระบบบัญชีหรือไม่มีการบันทึกรายการดังกล่าวเลย ปรับปรุงรายการตามที่จําเป็นเพื่อกระทบยอดบัญชี เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ยรับ หรือเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด
ยืนยันยอดคงเหลือ
หลังจากที่คุณปรับปรุงยอดทั้งหมดแล้ว ให้ตรวจสอบว่ายอดที่ปรับปรุงแล้วในบันทึกรายการบัญชีตรงกับยอดคงเหลือสุดท้ายในรายการเดินบัญชีธนาคาร
ทำเอกสารบันทึกขั้นตอน
จัดทำบันทึกขั้นตอนการกระทบยอด รวมถึงรายการข้อมูลที่ไม่ตรงกันและการปรับปรุงยอด เอกสารประกอบนี้สําคัญต่อการตรวจสอบ และเพื่อให้แน่ใจถึงที่มาที่ไปของการดำเนินการและเพื่อความโปร่งใส
ตรวจสอบและอนุมัติ
หัวหน้างานหรือผู้จัดการอาจต้องตรวจสอบและอนุมัติขั้นตอนการกระทบยอดการชําระเงินเพื่อให้แน่ใจว่าดําเนินการถูกต้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและโครงสร้างขององค์กร
โดยปกติแล้วการกระทบยอดการชําระเงินจะดําเนินการเป็นประจํา เช่น รายเดือนหรือรายไตรมาส
</aside>
<aside>
</aside>
<aside>
ธุรกรรมหรือบันทึกรายการแต่ละอย่างก็ต้องใช้วิธีการกระทบยอดการชําระเงินที่ต่างกัน ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน:
การกระทบยอดธนาคาร
การกระทบยอดธนาคารเป็นการจับคู่ธุรกรรมที่บันทึกในบัญชีเงินสดของบริษัทกับธุรกรรมที่แสดงในรายการเดินบัญชีธนาคาร ธุรกิจต่างๆ ใช้การกระทบยอดธนาคารเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินสดคงเหลือในรายการบัญชีสอดคล้องกับยอดคงเหลือที่ธนาคารรายงาน
การกระทบยอดบัตรเครดิต
การกระทบยอดบัตรเครดิตคล้ายกับการกระทบยอดธนาคาร แต่ใช้สําหรับบัญชีบัตรเครดิตโดยเฉพาะ โดยเป็นการจับคู่ธุรกรรมที่บันทึกไว้ในระบบบัญชีกับรายการเดินบัญชีของบัตรเครดิตเพื่อความถูกต้องแม่นยําและตรวจจับธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือธุรกรรมที่เป็นการฉ้อโกง
การกระทบยอดบัญชีลูกหนี้
การกระทบยอดบัญชีลูกหนี้เป็นการจับคู่รายการชําระเงินของลูกค้าและใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้ที่ออก ซึ่งช่วยให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าบันทึกการชําระเงินของลูกค้าถูกต้อง และช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุหาและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกัน เช่น การชําระเงินขาดหรือการชําระเงินเกิน
การกระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้
การกระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้คือขั้นตอนการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ ใบลดหนี้ และการชําระเงินกับบันทึกรายการในบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่างยืนยันว่าจํานวนเงินที่ค้างจ่ายซัพพลายเออร์ถูกต้องและมีการชําระเงินตรงเวลา
การกระทบยอดระหว่างบริษัท
สําหรับธุรกิจที่มีบริษัทย่อยหรือส่วนธุรกิจหลายแห่ง การกระทบยอดระหว่างบริษัทจเป็นการจับคู่และกระทบยอดธุรกรรมที่เกิดขึ้นระหว่างนิติบุคคลต่างๆ ในกลุ่มบริษัทเดียวกัน เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจบันทึกธุรกรรมระหว่างบริษัทสอดคล้องกันทั่วทุกนิติบุคคล
การกระทบยอดเงินเดือน
การกระทบยอดเงินเดือนเป็นการยืนยันความถูกต้องของธุรกรรมเงินเดือน รวมถึงค่าแรง เงินหัก และภาษี โดยเปรียบเทียบบันทึกรายการเงินเดือนกับรายการเดินบัญชีธนาคารและเอกสารสนับสนุนอื่นๆ ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าธุรกิจต่างๆ จ่ายเงินให้แก่พนักงานอย่างถูกต้องและทําบัญชีภาษีเงินเดือนและเงินหักอื่นๆ อย่างเหมาะสม
การกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป
การกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นการกระทบยอดเชิงกว้างซึ่งอาจรวมถึงการกระทบยอดหลายประเภทที่กล่าวไว้ข้างต้น ในการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป ธุรกิจจะกระทบยอดแต่ละบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีแยกประเภทย่อยที่เกี่ยวข้องหรือกับเอกสารสนับสนุน เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องในบัญชีแยกประเภททั่วไป
การกระทบยอดการชําระเงินแต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์เฉพาะ และทั้งหมดสําคัญต่อการรักษาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของบันทึกทางการเงิน ประเภทการกระทบยอดที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการที่เกี่ยวข้องกับลักษณะของธุรกิจและประเภทธุรกรรมที่คุณดำเนินการ
</aside>
<aside>
</aside>
<aside>
สำหรับทุกธุรกิจ ความถูกต้องทางการเงินและความรับผิดชอบเป็นสิ่งสําคัญยิ่ง แต่ธุรกรรมหลากหลายประเภทและจํานวนธุรกรรมที่ธุรกิจดําเนินการเป็นประจําทุกวันก็ทําให้เกิดความซับซ้อนด้านการเงิน การกระทบยอดการชําระเงินเป็นเครื่องมือสําคัญเพื่อก้าวผ่านความซับซ้อนนี้ โดยทําหน้าที่เหมือนเข็มทิศซึ่งเป็นแนวทางให้ธุรกิจตรวจสอบยืนยันความถูกต้องของบันทึกทางการเงิน ดูแลการปฏิบัติตามข้อกําหนด และเป็นข้อมูลในการตัดสินใจ ต่อไปนี้คือเหตุผลหลักบางประการว่าทำไมการกระทบยอดการชําระเงินจึงสําคัญต่อธุรกิจ
ตรวจจับข้อผิดพลาดและข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
ธุรกิจสามารถระบุข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ตรงกันระหว่างรายการบัญชีกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริงได้ด้วยการกระทบยอดการชําระเงิน ข้อผิดพลาดและข้อมูลที่ไม่ตรงกันอาจเป็นได้ตั้งแต่ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลเล็กน้อยไปจนถึงปัญหาที่ร้ายแรงมากขึ้น เช่น ธุรกรรมที่ตกหล่น
ป้องกันการฉ้อโกง
การกระทบยอดบัญชีเป็นประจําทําหน้าที่เกราะป้องกันที่ช่วยให้ธุรกิจตรวจจับธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือสิ่งผิดปกติ ซึ่งอาจเป็นสัญญาณการฉ้อโกง การพบปัญหาเหล่านี้แต่เนิ่นๆ เป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมความเสียหาย
ปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด
การกระทบยอดการชําระเงินช่วยให้ธุรกิจเข้าใจสถานะเงินสดที่แท้จริงของตนได้ ธุรกิจจะสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการลงทุน ค่าใช้จ่าย และการจัดการหนี้หากมีข้อมูลอย่างถูกต้องเกี่ยวกับเงินสดในมือ
เพื่อการรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง
ขั้นตอนการกระทบยอดช่วยให้งบการเงินสะท้อนสถานะทางการเงินของธุรกิจ ความถูกต้องไม่เพียงสำคัญต่อการตัดสินใจภายในเท่านั้น แต่ยังสำคัญต่อการสื่อสารอย่างโปร่งใสกับนักลงทุน เจ้าหนี้ และหน่วยงานกำกับดูแล
ปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ
การกระทบยอดการชําระเงินเป็นประจํามีบทบาทสําคัญในการปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะได้รับการลงโทษและปัญหาด้านกฎหมาย
ส่งเสริมความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
เมื่อรายการทางการเงินถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น นักลงทุน ซัพพลายเออร์ และลูกค้าย่อมมีแนวโน้มที่จะเชื่อมั่นในธุรกิจมากขึ้น และความเชื่อมั่นนี้จะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่มั่นคงและเป็นประโยชน์ร่วมกัน
สะดวกต่อการตรวจสอบ
ขั้นตอนการกระทบยอดการชําระเงินละเอียดและเป็นระเบียบช่วยให้กระบวนการตรวจสอบทำได้ง่าย เนื่องจากทำให้ผู้ตรวจสอบสามารถพิจารณาเอกสารการกระทบยอดและขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะต้องทำรายการปรับปรุงจากการตรวจสอบบัญชีหรือเกิดรายงานข้อกังวลของผู้สอบบัญชี
เพิ่มประสิทธิภาพในการดําเนินงาน
การกระทบยอดการชําระเงินช่วยให้ธุรกิจเห็นจุดที่จะต้องปรับปรุงขั้นตอนให้ดีขึ้น เช่น ขั้นตอนการชําระเงินหรือการควบคุมภายใน ซึ่งการเพิ่มประสิทธิภาพในด้านเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการลดต้นทุนให้กับธุรกิจ
ช่วยในการจัดทํางบประมาณและการคาดการณ์
ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องซึ่งได้จากการกระทบยอดเป็นสิ่งสำคัญต่อการกําหนดงบประมาณและการคาดการณ์ที่มีประสิทธิภาพ โดยช่วยให้ธุรกิจคาดการณ์และวางแผนความต้องการทางการเงินในอนาคตได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริง
นอกจากจะปกป้องธุรกิจจากข้อผิดพลาดและการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้แล้ว การกระทบยอดการชําระเงินยังเป็นรากฐานของการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่มีพื้นฐานจากข้อเท็จจริง การปฏิบัติตามข้อกําหนด และความสัมพันธ์บนพื้นฐานของความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การกระทบยอดการชําระเงินมีผลต่อต่อสถานะของธุรกิจปัจจุบันและอนาคตเป็นอย่างยิ่ง
</aside>
<aside>
</aside>
<aside>
การกระทบยอดการชําระเงินเป็นกระบวนการทางการเงินที่เป็นรากฐานของธุรกิจ เพื่อให้การกระทบยอดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลสูงสุด ธุรกิจควรนําแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้มาใช้
กระทบยอดการชําระเงินเป็นประจํา
ธุรกิจควรกระทบยอดการชําระเงินเป็นประจํา โดยทั่วไปควรทำเป็นประจําทุกเดือน การกระทบยอดเป็นประจําจะช่วยให้ธุรกิจตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดและข้อมูลที่ไม่ตรงกันได้ในเวลาที่เหมาะสม
แยกหน้าที่
เพื่อลดความเสี่ยงการฉ้อโกง ผู้ที่บันทึกธุรกรรมไม่ควรเป็นบุคคลเดียวกับผู้ที่กระทบยอดบัญชี การแบ่งแยกหน้าที่ในลักษณะนี้นับเป็นระบบการตรวจสอบและถ่วงดุลของธุรกิจ
ใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือการกระทบยอด
ธุรกิจสามารถใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือเฉพาะทางเพื่อช่วยให้งานกระทบยอดส่วนใหญ่เป็นอัตโนมัติ ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยคน รวมทั้งทำให้การติดตามและการรายงานดีขึ้นด้วย
จัดทำมาตรฐานสำหรับขั้นตอนการกระทบยอด
การจัดทำขั้นตอนมรตรฐานสำหรับการกระทบยอดทำให้เกิดความสอดคล้องและความถูกต้องแม่นยำ จัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานเหล่านี้ในรูปแบบเอกสารและทําให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเข้าใจและปฏิบัติตาม
บันทึกเอกสารอย่างละเอียด
ตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ตรงกันทันที
ฝึกอบรมพนักงาน
สร้างขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติ
ดูแลความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง
เปรียบเทียบความก้าวหน้าและมุ่งมั่นปรับปรุงการทำงาน
สร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน
<aside>
</aside>
</aside>